So meisterst du
Flyer, Bestellformulare, Pressemeldungen, Geschäftsbedingungen und mehr – PDF-Dokumente zum Download sind auf vielen Websites allgegenwärtig. Doch nur die wenigsten machen sich Gedanken darüber, welche Auswirkungen diese eingebundenen Dateien auf die Barrierefreiheit ihrer Website und die Zugänglichkeit der Inhalte für verschiedene Nutzerinnen und Nutzer haben.
Was vielen nicht bewusst ist: Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (kurz BFSG), das am 28. Juni 2025 in Kraft tritt, verpflichtet B2C-Unternehmen zu barrierefreiem Webdesign. Diese Verpflichtung umfasst ausdrücklich auch die Barrierefreiheit von PDF-Dokumenten, die auf den betreffenden Websites zum Download angeboten werden. Mehr zum BFSG und ob auch du davon betroffen bist, erfährst du in unserem Blogeintrag Digitale Barrierefreiheit: Zukunft ohne Hürden.
Doch keine Sorge: Auch wenn das PDF-Format einige digitale Hürden bereithält, sind diese keinesfalls unüberwindbar. In diesem Artikel zeigen wir dir, worauf es bei der Gestaltung barrierefreier PDFs ankommt und mit welchen Herangehensweisen auch du diese Hürde meisterst. Lass uns gemeinsam starten!
Key Takeaways
1
PDF-Dokumente sollten gezielt und nur dort eingesetzt werden, wo sie wirklich sinnvoll sind.
2
Für barrierefreie PDFs ist eine unsichtbare, technische Struktur (z.B. durch Tags) unerlässlich
3
Inhalt und Gestaltung müssen bei Bedarf angepasst werden, um die Nutzbarkeit für alle Nutzergruppen zu gewährleisten.
4
Gesetzliche Vorgaben für barrierefreie PDFs basieren auf den Richtlinien WCAG und PDF/UA..
Dateiformat PDF: Praktischer Alleskönner oder digitale Barriere?
Kaum ein anderes Dateiformat ist im digitalen Alltag so präsent wie das PDF. Ob im beruflichen Kontext, beim Austausch offizieller Dokumente oder einfach nur beim Herunterladen von Formularen – das Portable Document Format begegnet uns überall. Doch was genau verbirgt sich hinter diesem Format und warum greifen wir immer wieder auf PDFs zurück, obwohl moderne Webtechnologien scheinbar flexiblere und adaptivere Lösungen bieten?
Was kann das Dateiformat PDF?
- Universelle Kompatibilität:
PDFs sind plattformunabhängig. Das bedeutet, sie lassen sich auf nahezu jedem Betriebssystem und Endgerät öffnen und sehen dabei überall gleich aus – ganz gleich, ob auf Windows, macOS oder mobilen Geräten. - Layout-Treue:
Ein wesentlicher Vorteil von PDF-Dateien ist die exakte Beibehaltung von Schriftarten, Farben, Grafiken und der gesamten Seitenaufteilung – ein entscheidender Faktor für ein konsistentes Corporate Design und die rechtssichere Archivierung von Dokumenten. Interaktivität:
Moderne PDFs bieten weit mehr als nur statische Inhalte. Sie unterstützen interaktive Formularfelder, eingebettete Hyperlinks, Multimedia-Elemente wie Videos und Audiodateien sowie die Integration digitaler Signaturen.
Warum nutzt man PDFs?
- Standard für offizielle Dokumente:
PDFs haben sich als Standard für den Austausch offizieller Unterlagen etabliert. Behörden, Unternehmen und Gerichte setzen auf das Format, weil es verbindliche und unveränderliche Dokumente ermöglicht. - Druckoptimierung:
Durch die feste Seitenaufteilung und die WYSIWYG-Darstellung („What You See Is What You Get“) eignen sich PDFs hervorragend für den professionellen Druck. Denn das Endergebnis entspricht exakt dem, was am Bildschirm angezeigt wird. Sicherheitsfunktionen:
PDFs bieten zahlreiche Möglichkeiten, Inhalte zu schützen. Dazu zählen Passwortschutz, Verschlüsselung und digitale Signaturen. So können vertrauliche Informationen sicher übermittelt und die Echtheit von Dokumenten nachgewiesen werden.
Mit diesen Eigenschaften und Vorteilen ist das PDF-Format aus dem digitalen Dokumentenaustausch aktuell nicht wegzudenken – trotz aller Fortschritte im Bereich adaptiver Webinhalte.
Super Sache also, oder? Doch die Vorteile des PDF-Formats können sich schnell ins Gegenteil umkehren, wenn man die Perspektive der digitalen Barrierefreiheit einnimmt. Barrierefreie digitale Inhalte zeichnen sich vor allem durch ihre Anpassungsfähigkeit aus. Die Möglichkeit, Schriftgrößen und Farbkontraste individuell einzustellen oder Inhalte in leichter Sprache beziehungsweise in andere Sprachen zu übersetzen, hilft dabei, auf eine Art und Weise Barrieren abzubauen die bei gedruckten Dokumenten kaum realisierbar ist. Doch genau an dieser Stelle wird auch das statische, unveränderliche PDF-Format zum Problem.
Und nicht nur Inhaltlich und gestaltungsbedingte Hürden führen zu Schwierigkeiten. Ein PDF, das ohne Berücksichtigung der Barrierefreiheit erstellt wurde, ist – anders als eine semantisch korrekt strukturierte Website auf HTML-Basis – für Maschinen und somit für assistive Technologien wie Screenreader nahezu unlesbar. Es fehlen erkennbare Texthierarchien, eine logische Lesereihenfolge und Navigationsmöglichkeiten für längere Dokumente. Abbildungen bleiben für Screenreader-Nutzende praktisch unsichtbar.
Tipp: Probiere doch einmal, ein nicht barrierefreies PDF mit einem Screenreader zu lesen – zum Beispiel mit Apple VoiceOver auf dem Mac oder dem kostenlosen NVDA-Screenreader für Windows.
Statt danach aus Frustration den Computer in die nächste Ecke zu werfen, komme lieber wieder hierher zurück. Wir zeigen dir, wie es besser geht und welche Ressourcen dir helfen können.
Barrierefreie PDFs sind kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit. Sie ermöglichen 15% der Bevölkerung den Zugang zu Informationen, die sonst ausgeschlossen wären.
– Dr. Birgit Scheer, Projektleiterin beim Deutschen Blinden- und Sehbehindertenverband (DBSV)
Zitat
Ich bin doch keine Maschine
Oder: Welche Menschen von barrierefreien PDFs profitieren!
Auch wenn die Kompatibilität mit unterstützenden Technologien essenziell für die Barrierefreiheit digitaler Medien ist, es bleibt wichtig zu beachten, dass wir beim Streben nach Barrierefreiheit nicht nur für Maschinen optimieren. Alle Menschen, ob mit oder ohne dauerhafte oder temporäre Einschränkungen, profitieren oder sind darauf angewiesen. Werfen wir darum erstmal einen Blick darauf, für wenn barrierefreie PDF besonders wichtig sind und wieso.
Zielgruppen barrierefreien Designs
Menschen mit visuellen Einschränkungen:
Je nach Art der Sehbehinderung oder Fehlsichtigkeit sind unterschiedliche Anforderungen wichtig, wie z. B. ein ausreichender Farbkontrast oder Farbunabhängige Informationsvermittlung. Menschen mit starker Sehbehinderung oder Blindheit sind auf Technologien wie Screenreader angewiesen.
Menschen mit motorischen Einschränkungen:
Personen, die aufgrund einer körperlichen Behinderung oder einer Verletzung Computer nur eingeschränkt bedienen können, sind auf vereinfachte Bedienmöglichkeiten angewiesen, wie beispielsweise Tastaturnavigation.
Menschen mit kognitiven Einschränkungen:
Für Menschen mit eingeschränkter Konzentrations- oder Auffassungsgabe, mit Lese- oder Lernschwierigkeiten oder anderen kognitiven Beeinträchtigungen sind vor allem Anpassungen im Bereich der Sprache, der klaren Gliederung und der übersichtlichen Navigation relevant.
Alle Nutzenden profitieren:
Letztlich profitieren alle Nutzerinnen und Nutzer, durch die verbesserte Usability und Nutzungsfreundlichkeit, die viele der vorgeschriebenen Anforderungen mit sich bringen. Dazu gehören zum Beispiel eine intuitive Navigation durch lange Dokumente, aussagekräftige Links, gut lesbarer Text bei jedem Lichtverhältnis und eine logisch aufgebaute Struktur relevanter Inhalte
Klingt doch eigentlich für uns alle ganz gut, oder? Es ist also an der Zeit, sich nicht länger mit der Frage nach dem Warum aufzuhalten und stattdessen ins Handeln zu kommen.
Ein PDF ohne Tags ist wie ein Buch ohne Seitenzahlen – selbst der beste Inhalt wird unbrauchbar, wenn die Struktur fehlt.
– Markus Erle, Accessibility-Experte bei axes4
Zitat
Struktur is Key
So wird ein PDF barrierefrei
Wie machen wir denn nun aus dem oft starren und undurchsichtigen PDF ein barrierefreies Medium und bauen dabei sowohl technische als auch inhaltliche Hürden ab?
Wer sich bereits mit barrierefreiem Webdesign beschäftigt hat, kann tatsächlich einen Großteil seines Wissens auf PDFs übertragen. Werfe hierzu gerne auch einen Blick in unseren Blogartikel Was bedeutet inklusives Webdesign? Allerdings gelten für PDF-Dokumente auch ganz eigene Anforderungen – und sie unterliegen spezifischen (gesetzlichen) Standards, an denen ihre Barrierefreiheit gemessen wird.
Wichtig: Eingescannte Dokumente sind keine barrierefreien PDF-Dateien.
Sie bestehen aus Pixelgrafiken und enthalten keinen maschinenlesbaren Text. Erst durch eine Texterkennung (OCR) und die anschließende unten beschriebene strukturierte Auszeichnung mit Tags kann ein solches PDF barrierefrei werden.
Grundlegende Anforderungen an barrierefreie PDFs:
Grundlegende Anforderungen sorgen dafür, dass ein PDF-Dokument überhaupt mit assistiven Technologien wie Screenreadern oder per Tastaturnavigation genutzt werden kann. Das Gute daran: Am eigentlichen Inhalt deines Dokuments muss sich zunächst nichts ändern – es geht um die technische und strukturelle Aufbereitung. Notwendig sind unter anderem:
- Korrekte Auszeichnungen mit Tags
- Konsequente Überschriften-Hierarchien
- Festlegen einer logischen Lesereihenfolge
- Alternativtexte für Grafiken
- Hinterlegen von Metadaten
- Korrekt strukturierte Tabellen
Bei der Erstellung barrierefreier Dokumente sollten wir uns bewusst machen: Während die meisten Menschen in der Lage sind, ein Dokument als Ganzes zu erfassen, optische Hierarchien zu erkennen und Inhalte miteinander zu verknüpfen, können Screenreader immer nur ein Element nach dem anderen wiedergeben und keine Informationen aus der visuellen Gestaltung ziehen.
Tipp: Nimm dir ein Dokument oder eine Magazinseite mit vielen verschiedenen Elementen zur Hand und überlege: In welcher Reihenfolge nehme ich die Inhalte wahr, und welche Reihenfolge ist für das Verständnis notwendig? Welches Bild muss ich gesehen haben, um den Text richtig einzuordnen? An welcher Stelle unterbreche ich das Lesen des Haupttextes, um Einschübe oder Randnotizen zu lesen? Welche Überschriften-Ebenen werden durch das Layout geschaffen, und entsprechen sie tatsächlich der inhaltlichen Struktur?
Mit solchen Überlegungen entwickelst du ein Gespür dafür, wie du Hierarchien und die logische Reihenfolge in einem Dokument sinnvoll festlegen kannst.
Erweiterte und inhaltliche Anforderungen:
Einige Anforderungen gehen über die reine technische Zugänglichkeit hinaus und verbessern die tatsächliche Nutzbarkeit für alle Menschen. Hierzu gehören zum Beispiel:
- Einhalten von Kontrastvorgaben
- Farbunabhängige Informationsvermittlung
- Beschreibende Linktexte
- Lesezeichen und interaktive Inhaltsverzeichnisse
- Logischer Aufbau des Dokuments
- Verständliche Sprache
- Korrekt beschriftete, per Tastatur bedienbar Formularfelder
Eine ausführliche Checkliste mit Erläuterungen und Tipps zu den einzelnen Stichpunkten haben wir hier für dich zum Download zusammengestellt.
Die Einhaltung dieser Anforderungen ist notwendig, um die Standards wie PDF/UA, WCAG und EN 301 549 zu erfüllen, die als Grundlage gesetzlicher Vorgaben dienen und dafür sorgen, dass PDF-Dokumente für alle Menschen – unabhängig von Behinderung – zugänglich und nutzbar sind.
Höchste Standards:
WCAG
Die WCAG sind internationale Richtlinien, die festlegen, wie digitale Inhalte für Menschen mit Behinderungen zugänglich gemacht werden können. Für PDFs geben sie Vorgaben zu Themen wie Lesbarkeit, Bedienbarkeit, Verständlichkeit und Robustheit.
PDF/UA
PDF/UA („UA“ für „Universal Accessibility“) ist ein ISO Standard, der speziell festlegt, wie PDF-Dokumente technisch so aufgebaut sein müssen, dass sie barrierefrei sind. Es schreibt vor, wie Texte, Bilder, Formulare, Listen und Tabellen in PDFs barrierefrei ausgezeichnet werden.
EN 301 549
Die europäische Norm verweist auf die WCAG als inhaltliche Grundlage und verlangt für PDF-Dokumente, dass sie sowohl die technischen als auch die inhaltlichen Anforderungen erfüllen. Das bedeutet: PDFs müssen nach PDF/UA erstellt werden und die Vorgaben der WCAG erfüllen, damit sie als barrierefrei gelten.
Nach aktuellem Stand betreffen die neuen Regelungen vor allem PDF-Dokumente, die nach Inkrafttreten der neuen Regelungen online gestellt oder aktualisiert werden.
PDF/Hilfe?!
Keine Angst vor der Umsetzung
Auch wenn dein Unternehmen künftig unter die neue BFSG-Regelung fällt und das Thema barrierefreie PDFs damit verpflichtend wird, gilt: Ruhe bewahren. Mit diesen Tipps meisterst du die neue Herausforderung:
Schrittweise Optimierung:
Beginne daher mit den grundlegenden Anforderungen: Vergib Tags, eine klare Struktur und Hierarchie und lege eine sinnvolle Lesereihenfolge fest. Einfache Textdokumente barrierefrei zu gestalten, ist kein Hexenwerk. Anspruchsvoller sind komplexe Dokumente, besonders wenn bestehende Gestaltungsvorgaben mit der Barrierefreiheit kollidieren. Doch mit jedem Dokument wird es einfacher, wenn du Barrierefreiheit von Anfang an mitdenkst.
Zielgruppenanalyse:
Überlege, ob ein PDF wirklich notwendig ist oder ob eine HTML-Alternative besser geeignet wäre. Analysiere dabei auch das Nutzerverhalten: Wie oft werden PDF-Dokumente tatsächlich heruntergeladen?
Technologische Entwicklungen beobachten:
Halte Ausschau nach neuen Standards für Onlineformulare oder Tools zur Erstellung barrierefreier Verträge, Geschäftsbedingungen oder rechtsverbindlicher Dokumente. Achte darauf, wie bestehende Richtlinien auf neue gesetzliche Anforderungen reagieren.
Hilfsmittel und Tools nutzen:
Mach es dir einfach: Es gibt zahlreiche Programme zur Prüfung von Barrierefreiheit, wie beispielsweise Adobe Acrobat Pro, axesPDF oder den PDF Accessibility Checker (PAC 2024). Bei Adobe Acrobat findest du auch verschiedene Werkzeuge, die dich bei der Umsetzung und Korrektur unterstützen können.
Unterstützung finden:
Wenn nur wenige, besonders komplexe oder rechtsverbindliche Dokumente betroffen sind, kann Outsourcing an erfahrene Dienstleistende sinnvoll sein. Das gilt auch für regelmäßig erscheinende Druckpublikationen, die online veröffentlicht werden sollen. Suche dir hier die richtige Unterstützung, die Barrierefreiheit bereits bei der Gestaltung mitdenkt – das spart Zeit und Geld.
Fazit: Jetzt loslegen und Inklusion fördern!
Lass dich nicht abschrecken – der Einstieg in die barrierefreie PDF-Erstellung ist leichter als gedacht. Schon mit kleinen Maßnahmen kannst du einen großen Unterschied machen und vielen Menschen mehr Teilhabe und Selbstständigkeit ermöglichen.
Und denke daran: Davon profitieren nicht nur deine Nutzerinnen und Nutzer, sondern auch du und dein Unternehmen. Verbesserte Nutzererfahrungen erhöhen die Kund*innenzufriedenheit, weniger Supportanfragen reduzieren Arbeitsaufwand und Kosten. Außerdem achten mittlerweile auch Suchmaschinen auf barrierefreie Inhalte. Wenn du beim Thema Barrierefreiheit gut aufgestellt bist, verschafft dir das einen klaren SEO-Vorteil: Deine Inhalte sind besser auffindbar, und du kannst deine Reichweite steigern.
Anstatt dich also zu wehren, nutze die Chance, die das BFSG dir bietet: Sichere dir den Wettbewerbsvorteil, sei einen Schritt voraus – und trage ganz nebenbei dazu bei, mehr Inklusion und eine lebenswertere Gesellschaft für uns alle zu schaffen.
